NFC-e ou NF-e: qual nota a sua loja tem que emitir?

Quem vende no balcão e também manda pedido pelo site descobre cedo que “emitir nota” não é uma coisa só. São documentos diferentes, com regras diferentes, e escolher o errado dá retrabalho, às vezes cancelamento e reemissão no mesmo dia. A boa notícia é que a decisão é mais simples do que parece: o que manda é para quem você vende e para onde a mercadoria vai.

A diferença em uma frase

A NFC-e é a nota do consumidor final no balcão. A NF-e é a nota de tudo o que sai do balcão: venda para empresa, venda para outro estado, entrega, pedido do site.

• NFC-e (modelo 65): venda presencial, o cliente paga e leva na hora, e é consumidor final: pessoa física, ou empresa que está comprando para uso próprio e não para revender.
• NF-e (modelo 55): venda para outra empresa, venda para fora do estado, mercadoria que vai ser transportada até o cliente, devolução, remessa, transferência entre filiais.

E se o que você vende é serviço, não é nenhuma das duas: é NFS-e, que segue as regras do município ou do padrão nacional.

Quando cada uma é obrigatória

Balcão: NFC-e

Cliente entra, escolhe, paga e sai com a sacola. Esse é o caso exato para o qual a NFC-e existe. Ela substituiu o velho cupom da impressora fiscal. O CPF do cliente é opcional na maioria das vendas: se ele pedir na nota, você inclui; se não pedir, a nota sai do mesmo jeito.

Venda para outra empresa: NF-e

Se o comprador é empresa e vai usar aquela compra na contabilidade dele, seja para escriturar, para provar custo ou para aproveitar crédito de imposto onde a lei permite, ele precisa de NF-e com o CNPJ dele no destinatário. Cupom de NFC-e não resolve, e o contador do cliente vai voltar pedindo a nota certa.

Pedido do site e entrega: NF-e

Mesmo vendendo para pessoa física, se a mercadoria vai viajar você precisa de NF-e: é o documento que acompanha o transporte. Venda para fora do seu estado é sempre NF-e. Entrega dentro do próprio estado tem regra que varia por UF: alguns estados aceitam NFC-e com entrega, outros não. Se a sua operação vive nessa fronteira, confirme com o seu contador antes de padronizar.

DANFE e cupom: o papel não é a nota

A nota fiscal, de verdade, é um arquivo XML assinado com o seu certificado digital e autorizado pela SEFAZ. O que o cliente leva na mão é só a representação impressa:

• DANFE é a folha da NF-e, com a chave de acesso de 44 dígitos e o código de barras. É ela que acompanha a mercadoria no caminhão.
• O cupom da NFC-e é o DANFE em formato reduzido, aquela tirinha da bobina, com QR Code. O cliente aponta a câmera e confere a nota no site da SEFAZ do estado. Em boa parte dos casos dá para mandar por e-mail em vez de imprimir.

Perdeu o papel? A nota continua existindo. Perdeu o XML? Aí sim você tem um problema, porque é ele que o seu contador precisa guardar.

E se a SEFAZ cair no meio da venda?

Cai. Fica fora do ar por manutenção, por instabilidade, ou quem caiu foi a sua internet. Nenhum desses casos pode parar a fila do caixa, e por isso existe a contingência:

• NFC-e tem contingência offline: o PDV emite a nota sem falar com a SEFAZ, imprime o cupom já marcado como emitido em contingência, e o sistema transmite sozinho quando a conexão volta.
• NF-e tem caminhos próprios, como a SEFAZ Virtual de Contingência e o EPEC, que autoriza um registro prévio para a mercadoria poder sair.

Os prazos para transmitir o que ficou pendente estão na legislação e mudam conforme o documento e o estado. O que interessa no dia a dia é outra coisa: o seu emissor tem que fazer isso sozinho e mostrar, sem você procurar, o que ainda não foi autorizado. Contingência esquecida vira venda sem nota válida.

O erro comum: emitir NF-e onde bastava NFC-e

Muita loja emite NF-e para tudo, por hábito ou porque o sistema antigo só fazia isso. Custa caro em tempo de balcão:

• pede dados de destinatário que ninguém tem na fila do caixa;
• imprime uma folha inteira onde bastava uma tirinha de bobina;
• transforma cada venda de R$ 30 em um cadastro;
• e não é o documento que o seu estado espera para venda presencial a consumidor final.

O erro contrário também acontece, e é mais chato: emitir NFC-e para uma empresa que precisa escriturar a compra, ou para um pedido que vai sair do estado. Aí a nota precisa ser cancelada dentro do prazo e refeita como NF-e, com o cliente esperando.

Regra prática, para colar no monitor do caixa: quem leva e para onde vai. Consumidor final levando na hora, NFC-e. CNPJ que vai escriturar, transporte ou outro estado, NF-e.

Como o Notanexo entra nisso

O emissor do Notanexo faz NF-e e NFC-e no mesmo lugar, com o certificado A1 da sua própria empresa e direto na SEFAZ, sem provedor no meio. Assim o PDV do balcão e o pedido que veio da loja online não vivem em dois sistemas separados. A contingência offline da NFC-e e a retransmissão automática vêm junto, e o preço é por CNPJ, não por nota emitida. Veja como funciona.