Gestão do escritório
Como organizar o primeiro mês de um novo cliente contábil
Neste artigo
O novo cliente assina o contrato e começa a enviar documentos. Antes de seguir a rotina, o escritório precisa compreender como a empresa vende, compra, recebe e registra suas operações.
O primeiro mês é uma oportunidade para identificar lacunas e combinar responsabilidades. Sem esse trabalho, a equipe pode executar tarefas recorrentes usando premissas que nunca foram confirmadas.
Entenda a operação antes de pedir arquivos
Converse sobre produtos ou serviços, canais de venda, meios de pagamento e fornecedores. Pergunte onde ficam os registros e quem consegue obtê-los.
Uma empresa que vende na loja física e em dois canais digitais pode produzir relatórios diferentes para cada origem. Se o escritório conhece apenas a conta bancária principal, parte da operação pode ficar fora do mapa inicial.
Registre o que existe hoje, inclusive processos manuais e exceções frequentes.
Combine o alcance do atendimento
Defina o que o escritório recebe, confere e entrega, além do que permanece sob responsabilidade da empresa. Informe as pessoas que respondem por dúvidas fiscais, financeiras e administrativas.
O cliente precisa saber, por exemplo, quem registra uma devolução e quem analisa seu tratamento. Uma tarefa sem responsável tende a ser descoberta apenas quando falta no fechamento.
Reúna a base de continuidade
Solicite os documentos cadastrais e as informações contábeis necessárias ao início do trabalho. Conforme o caso, isso pode envolver saldos, demonstrações, inventário, declarações, recibos e pendências do período anterior.
Confira a data de referência de cada material. Um saldo entregue sem explicação sobre o período pode dificultar sua utilização.
O levantamento deve ser ajustado ao contrato e à situação da empresa. O objetivo é formar uma base coerente para dar continuidade ao atendimento.
Configure acessos e teste uma entrega
Prefira convites e acessos individuais com permissões adequadas. No sistema Notanexo, o cliente pode convidar o contador para acompanhar os documentos conforme o papel autorizado.
Em seguida, faça uma entrega pequena: obtenha um grupo de arquivos, confira seu conteúdo e registre a devolutiva. Esse ensaio revela problemas de formato, abrangência e comunicação antes do fechamento completo.
Acompanhe o primeiro fechamento
Monte uma lista com os grupos de documentos e reserve uma janela para complementação. Explique ao cliente as faltas de forma específica, indicando período e providência.
Depois do primeiro ciclo, revise o que exigiu esforço adicional. Ajuste o calendário, as instruções e os acessos que ficaram inadequados.
Um início bem organizado deixa duas entregas: o primeiro fechamento e uma rotina que as pessoas entendem. A segunda reduz a dependência de improvisos nos meses seguintes.