XML da nota fiscal: o que o seu contador precisa receber todo mês (e por que o PDF não serve)

Todo mês a mesma conversa: o contador pede as notas, você manda os PDFs, e ele responde pedindo “os XMLs”. Não é implicância. O PDF não serve para o trabalho dele, e o motivo é simples: o PDF é a foto da nota, o XML é a nota.

XML e DANFE são coisas diferentes

Quando a SEFAZ autoriza uma nota, o que ela autoriza é um arquivo XML: texto estruturado, com cada campo separado: emitente, destinatário, cada item, cada imposto, o protocolo de autorização. Tudo assinado digitalmente com o seu certificado.

O DANFE, ou o PDF que você manda para o cliente, é a representação desse arquivo para o olho humano. Ele foi feito para ser lido e arquivado por pessoas, não processado por sistema.

• O XML tem assinatura. Dá para provar que aquela é a nota autorizada, e não um documento editado depois.
• O XML entra no sistema contábil. O contador importa o arquivo e a escrituração sai dali. Do PDF, ele teria que digitar tudo de novo.
• O XML é o que o fisco cobra. Em uma fiscalização, o arquivo digital é o documento; o papel é auxiliar.

Guardar por cinco anos é obrigação sua

O XML das notas que você emite precisa ficar guardado. Na prática, pelo menos cinco anos, seguindo o prazo em que o fisco ainda pode cobrar aquele período. E vale nos dois sentidos: você guarda o que emite e também o XML das notas que recebe dos seus fornecedores.

“Está no sistema do meu emissor” não é o mesmo que “está guardado”. Se um dia você trocar de sistema, ou o sistema sair do ar, a obrigação continua sendo sua. Por isso a cópia baixada, no seu computador ou na sua nuvem, não é paranoia.

A chave de acesso de 44 dígitos

Aquele número comprido impresso no DANFE, e dentro do QR Code do cupom, é a chave de acesso. Ela identifica a nota de forma única no país inteiro, e é montada com os dados da própria nota: o estado, o ano e o mês de emissão, o CNPJ de quem emitiu, o modelo, a série, o número, mais um código numérico e um dígito verificador.

Na prática ela serve para três coisas: consultar a nota no portal da SEFAZ, nomear o arquivo de forma que ninguém confunda dois XMLs, e pedir para o cliente ou para o fornecedor exatamente a nota que falta, em vez de descrever “aquela de terça”.

Cancelamento e carta de correção também são XML

Depois de autorizada, a nota não se apaga: o que existe é evento, registrado na SEFAZ, e cada evento gera um XML próprio. Os que mais aparecem:

• Cancelamento: vale dentro do prazo previsto e desde que a mercadoria não tenha circulado.
• Carta de correção: conserta erro que não muda valor, imposto, data ou as partes envolvidas. Não é canivete: se o erro foi no valor, é cancelamento e nota nova.
• Inutilização: quando um número da sua sequência foi queimado sem virar nota, você avisa o fisco que aquele número não existirá.

É aqui que o PDF engana feio: o DANFE de uma nota cancelada continua sendo o mesmo papel bonito de antes. Sem o XML do evento, o seu contador não tem como saber que ela foi cancelada.

Como organizar o fechamento do mês

Um pacote que o contador consegue usar sem te ligar tem esta cara:

• uma pasta por CNPJ, se você tem mais de uma empresa, nunca tudo misturado;
• dentro dela, as autorizadas separadas das canceladas;
• uma pasta de eventos, com cartas de correção, cancelamentos e inutilizações;
• uma planilha de conferência com número, série, chave, data, situação e valor de cada nota, porque é ela que denuncia buraco na numeração;
• tudo do mesmo período, com o intervalo de datas no nome do arquivo.

Faça isso todo mês, no mesmo dia. Fechamento acumulado de trimestre é onde some arquivo.

Antes de trocar de emissor, pergunte

• Consigo baixar todos os XMLs de uma vez, por período e por CNPJ, ou só nota por nota na tela?
• O download traz os eventos junto, ou só as notas autorizadas?
• Cobram à parte pela exportação?
• Se eu cancelar a assinatura, por quanto tempo ainda consigo baixar o histórico? Consigo baixar tudo antes de sair?
• O meu contador tem acesso próprio, ou eu viro o carteiro dos arquivos todo mês?

Se a resposta da última pergunta for “manda por e-mail”, você já sabe como vai ser o dia 5 de cada mês.

Como o Notanexo entra nisso

No Notanexo o fechamento do mês é um botão: você escolhe o período e as empresas e baixa um ZIP já separado por CNPJ, com autorizadas, canceladas, cartas de correção e demais eventos em pastas próprias, mais a planilha de apuração do período. O contador entra por convite, conforme as permissões e vagas do plano da empresa. Ele mesmo busca o que precisa, sem depender de você. Veja como organizar vários CNPJs no plano Multiempresa, ou converse sobre seu fechamento.