Como conferir as vendas com notas fiscais e recebimentos

O relatório de vendas mostra um total, as notas fiscais mostram outro e o banco apresenta um terceiro. A divergência pede investigação, mas não permite concluir imediatamente que existe erro.

Cada fonte acompanha uma etapa: o pedido registra a venda comercial, o documento fiscal registra uma operação e o extrato registra movimentações financeiras. A conferência precisa relacionar essas etapas e seus períodos.

Escolha um identificador para acompanhar a operação

Use o número do pedido ou outro código que possa ser relacionado à nota e ao pagamento. Em vendas parceladas, um pedido pode corresponder a vários recebimentos. Em repasses agrupados, um depósito pode reunir dezenas de pedidos.

Quando a ligação não existe, a equipe tenta conciliar apenas por data e valor. Isso pode funcionar em poucos movimentos, mas fica frágil quando há vendas de valores iguais.

Entenda quais datas está comparando

Uma venda realizada no fim do mês pode ter emissão, entrega e recebimento em datas diferentes. O critério de reconhecimento contábil deve ser analisado pelo contador; a conciliação financeira acompanha os recebimentos.

Por isso, mantenha as datas separadas. Não altere a data de uma informação para fazer o relatório comercial coincidir com o banco.

Monte uma conferência em três etapas

Primeiro, relacione os pedidos às notas e investigue os movimentos sem documento localizado ou sem venda identificada. Depois, associe os pagamentos aos pedidos. Por fim, confira os repasses com os extratos.

Para cada diferença, registre a explicação: parcela futura, taxa, devolução, cancelamento, retenção contratual ou falta de informação. Uma coluna de situação ajuda a acompanhar o que já foi esclarecido.

Um exemplo de diferença explicável

Em um exemplo hipotético, a loja vende R$ 12 mil no período, mas recebe R$ 8 mil relacionados a essas vendas. Os R$ 4 mil restantes podem estar previstos para os meses seguintes. O banco ainda pode incluir parcelas de vendas anteriores.

Somar tudo sem observar a origem misturaria os períodos. A análise correta depende da composição dos valores, não apenas do total final.

Os documentos emitidos no sistema Notanexo podem ser exportados para apoiar essa conferência junto aos relatórios comerciais e financeiros. Eles fornecem a parte fiscal do conjunto de informações.

Resolva as diferenças por causa

Priorize operações sem vínculo e situações com efeito relevante. Se o problema se repete em um canal, revise a forma de capturar seus dados.

Ao concluir, preserve as explicações. No mês seguinte, a equipe precisa reconhecer os recebimentos que ficaram previstos e as devoluções ainda em andamento. A conferência funciona melhor quando cada período entrega continuidade ao próximo.